Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2024 và Thông tư số 06/2025/TT-BNV ngày 15/5/2025 của  Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;

Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là nguồn di sản có giá trị đặc biệt về lịch sử, văn hóa và truyền thống của dân tộc, phản ánh quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của địa phương qua các thời kỳ. Nhằm bổ sung, hoàn thiện và phát huy giá trị tài liệu thuộc Phông Lưu trữ lịch sử thành phố Đồng Nai, Chủ tịch UBND thành phố ban hành Kế hoạch khảo sát, sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của thành phố Đồng Nai qua các thời kỳ với mục đích lưu trữ lịch sử thực hiện sưu tầm tài liệu của các phông lưu trữ bị khuyết, thiếu theo thẩm quyền quản lý và các tài liệu có ý nghĩa quốc gia, ý nghĩa địa phương phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, xã hội; bổ sung thêm nguồn tư liệu, tài liệu lưu trữ quý, hiếm có giá trị lịch sử về quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của Đồng Nai; Bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử; phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập, khai thác thông tin của cơ quan, tổ chức và cá nhân; góp phần phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và gìn giữ giá trị lịch sử, văn hóa của địa phương; Nâng cao nhận thức của cơ quan, tổ chức và Nhân dân về giá trị của tài liệu lưu trữ lịch sử; khuyến khích các tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ và cơ sở thờ tự tham gia gìn giữ, bảo tồn tài liệu quý, hiếm.

Theo đó, yêu cầu công tác khảo sát, sưu tầm phải được thực hiện khoa học, khách quan, đúng quy định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật về di sản văn hóa và pháp luật có liên quan, đồng thời tôn trọng quyền sở hữu hợp pháp của tổ chức, cá nhân; Tài liệu được sưu tầm phải có nguồn gốc rõ ràng, hợp pháp, không có tranh chấp, khiếu kiện liên quan, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử; không sưu tầm tài liệu đang bảo quản tại các lưu trữ lịch sử trong nước, các bảo tàng, thư viện của nhà nước; Việc triển khai phải bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, tổ chức có liên quan với các cá nhân, gia đình, dòng họ và cơ sở thờ tự đang lưu giữ tài liệu; Khuyến khích các tổ chức, cá nhân hiến tặng hoặc chuyển giao bản gốc tài liệu quý, hiếm cho Lưu trữ lịch sử thành phố để bảo quản lâu dài và phát huy giá trị tài liệu.

Tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu tại địa phương, gồm: Nhà hoạt động chính trị, hoạt động chính trị - xã hội tiêu biểu, có nhiều cống hiến cho đất nước; Anh hùng lao động, anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân; nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ, nhà báo, cá nhân nổi tiếng hoạt động trong các lĩnh vực: sân khấu, điện ảnh, nhiếp ảnh, hội họa, âm nhạc, lịch sử, văn học, nghệ thuật và các lĩnh vực khác và gia đình, dòng họ có nhiều dấu ấn trong lịch sử dân tộc; Tài liệu phản ánh đời sống vật chất, tinh thần, phong tục, tập quán, tín ngưỡng, tôn giáo đang được lưu giữ tại các cơ sở thờ tự, đền, chùa.